广州光亚法兰克福展览有限公司，一家享有国际盛誉的中外合资展览企业，每年举办超过十场世界级国际展会。作为PCIM Asia的重要主办方，公司肩负着展会报名管理的关键职责。

PCIM Asia，作为全球电力电子领域顶尖展会 PCIM Europe 的亚洲版，是亚洲领先的电力电子国际展览会及研讨会。2023 年，展会成功吸引了逾180家参展企业。2024年，展会将移师深圳国际会展中心宝安新馆，展览面积将扩大至20000 平方米，预计参展商将超过 200 家，观众人次将达到 20000+，有望刷新历史记录。

“只有参会人员满意了，他们才能在展会上全身心地投入”

光亚法兰克福展览公司的执行人员左女士强调：“PCIM Asia 是一个国际性展会，吸引来自世界各地的参会人员。我们要面对参展商、演讲嘉宾、观众三个不同群体。参展商需要报名参会；演讲嘉宾要报名演讲、缴费、投稿、参与评审；观众则需要报名参观、缴纳入场费用。整个业务周期长达半年之久。”

“在这个过程中，前期筹备工作更加方便流畅，让参会人员满意至关重要。”左女士解释道，“对参展商而言，能让他们更快确定参展事宜，及早准备展品和宣传材料，在展会上充分展示自己的产品和服务；对演讲嘉宾来说，能让他们专注于演讲内容的准备，不必为繁琐的手续分神；而对于观众，则能鼓励更多人参会，提升他们的参观体验。”

“只有参会人员满意了，他们才能在展会上全身心地投入。”左女士坦言，“这也能提升 PCIM Asia 的品牌形象和行业影响力，吸引更多高质量的参展商和观众，形成良性循环。所以，我们一直在努力优化报名流程，提高筹备效率，为参会人员创造最佳体验。这是我们工作的重中之重。”

“复杂的报名需求背后，是专业工具的缺失”

“我们一直都是人工收集报名数据，本身就比较麻烦，规模体量增大后更是难上加难。而且我们需要维护好这波参会人员，还需要复盘优化参会流程，这个也很困难。”左女士无奈表示。

过去，参会人员通过邮件和微信发送报名表格，工作人员需逐一核对、录入信息，并根据群体不同进行后续的信息收集和反馈。频繁的沟通和加班成为常态，而参会人员的不满也随之而来。为期 3 天的活动，前期报名工作却需耗费 3个月之久。

更令人头疼的是，报名数据分散，难以集中管理和分析，导致无法实时掌握报名进度，也无法基于数据做出决策和优化调整，为新客户营销、客户服务与精准邀请客户都带来了不少困难：

• 新客户营销：缺乏集中的数据，主办方难以针对不同行业和地区的参展商进行精准营销，吸引新客户参展。
• 老客户服务：没有历史数据的支持，主办方难以为老客户提供个性化的展位推荐和增值服务，影响客户忠诚度和长期关系的维护。
• 精准邀请：主办方需要基于过往参会人员的职业背景和兴趣偏好进行分析，以精准邀请新客户，提高展会的成交率。

于是，光亚法兰克福展览公司很快意识到，传统的报名流程已成为提升展会服务的「绊脚石」，急需一套更加高效、更加智能的解决方案。

金数据展会管理方案提升 92% 报名效率

金数据的出现，为主办方带来了新的展会全流程解决方案。2022 年，执行人员左女士和张女士通过金数据为 3 种不同类型的客户群体，创建了各自专属的报名、缴费、反馈表单，简化了报名管理流程，提高了工作效率，获得了广泛好评。

2023 年，恰逢金数据新功能「小金门户」上线，在服务顾问的协助下，他们又将活动展示信息、报名、缴费和查询修改入口集合在一个门户中，形成了一个完整的展商信息系统，借由门户的同一工作台分权限展示和中英系统语言切换的能力，完美解决了PCIM Asia 报名中多群体、多语言的难题。

统一入口后，参会人员根据门户工作台页面上的指引，仅需几分钟，轻松填报提交标准化的信息。执行人员也不用再面对形式各异的报名文件，通过后台自动生成的数据报表就能实时掌握报名进度。

张女士在深度参与配置体验了金数据门户后，非常惊喜地给到了肯定：“目前我们的门户已经正式对外开放使用了，效果达到我们预期，这个功能真的很不错！”

现在，执行人员轮流值守，每天只需登录一次金数据后台查看当日报名情况，进行后续跟进即可，参会人员基本可以自助完成报名等一系列流程。

发布至今，展商信息系统访问量高达 2000 次，注册报名数量 204 人，同时累积维护着 385 位展商的基础信息，报名周期也缩短至一周。

两年持续赋能，数字化转型提升展会竞争力

两年的数字化转型，让光亚法兰克福展览公司的展会管理更加高效。现在，展商信息系统的访问量和报名人数都达到了预期目标，而且报名的时间也大大缩短。工作人员不再需要加班加点地统计和录入信息，参展商对于这种“一步到位”的报名体验也是好评如潮。

未来，光亚法兰克福展览公司将继续推进数字化转型的步伐，将金数据平台运用到展会的更多环节中去，比如现场的互动环节、观众满意度的调查等，以此来实现展会运营的全面数字化。